Google Workspace es una suite de aplicaciones y servicios en la nube que te permite trabajar de forma colaborativa, productiva y segura desde cualquier dispositivo y lugar. Con Google Workspace, puedes acceder a herramientas como Gmail, Drive, Calendar, Meet, Docs, Sheets, Slides y muchas más, que te ayudan a comunicarte, crear y compartir contenidos, y gestionar tu negocio.
Sin embargo, para aprovechar al máximo las ventajas de Google Workspace, es necesario administrar y controlar los usuarios y los permisos de tu organización, de forma que puedas asignar los recursos, los servicios y los roles adecuados a cada persona, y garantizar la seguridad y la privacidad de tus datos. En este artículo, te explicamos cómo administrar y controlar los usuarios y los permisos en Google Workspace, y qué beneficios puedes obtener al hacerlo.
Cómo crear y gestionar usuarios en Google Workspace
Los usuarios son las personas que tienen una cuenta de Google Workspace en tu organización, y que pueden acceder a los servicios y las aplicaciones que les hayas asignado. Para crear y gestionar usuarios en Google Workspace, debes seguir estos pasos:
- Inicia sesión en la Consola de administración de Google Workspace con tu cuenta de administrador.
- Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
- Haz clic en el botón azul con el signo más (+) y elige Añadir un usuario.
- Rellena los datos del usuario, como el nombre, el apellido, la dirección de correo electrónico y la contraseña. También puedes asignarle una unidad organizativa, un grupo, un rol de administrador o un perfil de usuario.
- Haz clic en Añadir usuario.
- Una vez creado el usuario, puedes modificar sus datos, restablecer su contraseña, suspender o eliminar su cuenta, o realizar otras acciones desde la Consola de administración.
Cómo asignar servicios y licencias a los usuarios en Google Workspace
Los servicios son las aplicaciones y las funciones que puedes habilitar o deshabilitar para los usuarios de tu organización, según sus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puedes activar o desactivar servicios como Gmail, Drive, Meet, Chat o Currents. Además, puedes asignar licencias a los usuarios para que puedan acceder a servicios adicionales de pago, como Google Voice, Google Workspace Essentials o Google Workspace Enterprise. Para asignar servicios y licencias a los usuarios en Google Workspace, debes seguir estos pasos:
- Inicia sesión en la Consola de administración de Google Workspace con tu cuenta de administrador.
- Haz clic en Usuarios en el menú de la izquierda.
- Selecciona el usuario o la unidad organizativa a la que quieres asignar servicios o licencias.
- Haz clic en Servicios de Google Workspace en el menú de la izquierda.
- Activa o desactiva los servicios que quieras habilitar o deshabilitar para el usuario o la unidad organizativa seleccionados.
- Haz clic en Licencias de Google Workspace en el menú de la izquierda.
- Asigna o quita las licencias que quieras para el usuario o la unidad organizativa seleccionados.
- Haz clic en Guardar cambios.
Cómo asignar roles y permisos a los usuarios en Google Workspace
Los roles y los permisos son las capacidades y las restricciones que puedes asignar a los usuarios de tu organización, según el nivel de acceso y de control que quieras otorgarles. Por ejemplo, puedes asignar roles de administrador a los usuarios que quieras que te ayuden a gestionar Google Workspace, o crear roles personalizados con permisos específicos para cada función. Para asignar roles y permisos a los usuarios en Google Workspace, debes seguir estos pasos:
- Inicia sesión en la Consola de administración de Google Workspace con tu cuenta de administrador.
- Haz clic en Administración de cuentas en el menú de la izquierda.
- Haz clic en Roles en la parte superior de la página.
- Haz clic en el botón azul con el signo más (+) y elige Crear un rol.
- Asigna un nombre y una descripción al rol que quieres crear.
- Selecciona los permisos que quieres asignar al rol. Puedes elegir entre más de 200 permisos diferentes, agrupados por categorías.
- Haz clic en Crear.
- Haz clic en Asignar usuarios en la parte superior de la página.
- Busca y selecciona los usuarios a los que quieres asignar el rol que has creado.
- Haz clic en Asignar.
Cómo administrar y controlar los usuarios y los permisos en Google Workspace
Administrar y controlar los usuarios y los permisos en Google Workspace es una tarea fundamental para optimizar el uso y el rendimiento de esta suite de aplicaciones y servicios en la nube. Con una buena gestión, puedes asignar los recursos, los servicios y los roles adecuados a cada usuario, y garantizar la seguridad y la privacidad de tus datos. Si quieres saber más sobre cómo administrar y controlar los usuarios y los permisos en Google Workspace, te invitamos a seguir leyendo nuestro blog, donde encontrarás más artículos, consejos y tendencias sobre el trabajo en la nube. Y si necesitas ayuda profesional para configurar y gestionar Google Workspace en tu organización, no dudes en contactar con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte a mejorar tu productividad y tu colaboración. ¡Hasta pronto!
